Hand-out voor administratie van een VvE

Hyperlinks voor kascontrole van een Vereniging van Eigenaars

Hoe functioneert toereikende kascontrole?
https://www.vvecentraal.nl/2011/10/24/kascommissie-van-een-vve-altijd-doen

Welke wettelijke vereisten zijn er voor de jaarrekening?
https://www.verenigingen.nl/33/wat-is-de-taak-van-een-kascommissie.htm

Waar liggen verantwoordelijkheden van een kascommissie?
https://www.verenigingen.nl/424/samenstelling-van-de-kascommissie.htm

Is e-mail wel geldig zoals een brief?
https://nl.wikipedia.org/wiki/E-mail

Kan een agendapunt tijdens de vergadering worden toegevoegd?
https://vvecentraal.nl/2016/06/02/agendapunt-tijdens-vergadering-worden-toegevoegd/

Wet van 29 mei 2017, verbeteren van het functioneren van een VvE:
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2017-241.html

Voldoet de jaarrekening van de VvE?

Aan de hand van de jaarrekening moeten eigenaars het beheer bij kunnen sturen. Een zinvolle uitsplitsing van baten en lasten is een belangrijk aandachtspunt bij de kascontrole. Een goede beheerder zorgt voor tijdige inbreng van de kascommissie, om vervolgens op hoofdlijnen te bespreken in de Vergadering van Eigenaars.

Werkt de VvE transparant?

Met state-of-the-art software is transparantie ingebakken. Een contract van de VvE voor administratief beheer kan tekortkomen als de administratief beheerder voor een specificatie niet aanspreekbaar is. Als een herzien contract niet namens de Vergadering van Eigenaars is ondertekend, dan is dat mogelijk ongeldig.

Heeft de Vergadering van Eigenaars wel de leiding?

Kent u de situatie: Een individuele bestuurder heeft veelal onvoldoende kennis en inzicht. Een administratief beheerder maakt van alles werk tegen extra kosten. En een Vergadering van Eigenaars doet pogingen met kant-en-klare opdrachten.

Vooral van een administratief beheerder mag tekst en uitleg worden verwacht. De splitsingsakte en/of de statuten zouden verzoeken registreren, analyseren, plannen en evalueren kunnen voorschrijven.

Wat maakt een jaarrekening inzichtelijk?

In een paragraaf van een jaarrekening moet de tekst aanzienlijke toekomstige verplichtingen melden, die niet uit de balans c.q. exploitatie blijken. U kunt ook denken aan vermelding van op te lossen verzoeken.

Posten van baten en lasten die van uitzonderlijke omvang zijn of in uitzonderlijke mate voorkomen, mogen met extra toelichting buiten het bedrijfsresultaat om opgenomen worden.

In een jaarrekening werken meerdere exploitaties voor afzonderlijke bestemming van resultaat op energie en inkomsten van de beheerder. Naast de overeengekomen prijs kunt u denken aan indexatie, kosten als een incasso niet lukt, kosten van eigendomsoverdracht, extra voorschotten energie bij verhuizing en kosten van communicatie zoals e-mailen.

Meerjaren Onderhoudsplan(nen)

Meerdere MJOP’s zijn, vind ik, aan de orde bij een afwijkende verdeling van stemrecht, zoals voor een terrein.

Een MJOP omvat zowel top-down als bottom-up leiding, maar vereist mijn inziens een begin vanuit de breedte met volledigheid, zoals normaal is bij administratie.

Om meerjarenonderhoud te beschermen tegen incidentele uitgaven, is een vrij besteedbare reserve gewenst, die afzonderlijk is opgenomen op de balans. Een kostbare vervanging van een liftinstallatie haalt met een duidelijke bestemmingsreserve speciaal voor installaties, het MJOP niet overhoop.

Als de administratief-technische grootboekrekeningen aansluiten bij de te presenteren jaarrekening, dan is er meteen duidelijkheid bij digitale kascontrole en inzage door eigenaars.

Voor bijvoorbeeld schilderwerk is een zogenaamde egalisatiereserve gebruikelijk om boekjaren gelijkmatig te belasten. Ik zou besteding indien mogelijk, over jaren spreiden.

Een Bestuur kan (delen van) gepland werk uitstellen, zij het met redenen omkleed voor de Vergadering van Eigenaars, om het MJOP afwijkend uit te voeren.

Hoe werkt bestemming van resultaat?

Een onderhoudsvoorziening hoeft niet te zweven als vreemd vermogen op een moment van verkoop. In International Financial Reporting Standards (IFRS) is dit probleem opgelost met bestemmingsreserves onder het eigen vermogen.

In geval van een fors MJOP, is schuiven tussen bestemmingsreserves niet alleen zaak van het Bestuur. De Vergadering van Eigenaars kan een resultaatverdeling en schuiven tussen de bestemmingsreserves bekrachtigen. NB: Een bestemmingsreserve kan nimmer negatief staan.

Een voorstel resultaatverdeling is zichtbaar bij de Stichting Het Geldersch Landschap in Arnhem (p. 7/54):
http://devassets.glk.nl/docs/f27884e4-9f7b-4f14-97d8-474ec24036c8.pdf

Een verdeling van reserves is zichtbaar bij de Dienst voor het kadaster en de openbare registers in Apeldoorn (p. 71/93):
https://www.kadaster.nl/documents/1953498/2083673/2016+Jaarverslag+Kadaster.pdf/7cd62cfc-fa85-16d1-0dc4-771db150063b

Benut de VvE softwaremogelijkheden?

Het efficiƫnt en state-of-the-art werken inzake e-mail, MJOP, toegang tot documenten en digitale kascontrole kan met https://www.twinq.nl van Twinq Facilitair B.V. in Oosterhout nb. De naar mijn mening redelijke applicatiekosten, zijn een-op-een door te berekenen door de administratief beheerder. De accounts op de webserver staan op naam van de desbetreffende VvE. Bij wijziging van administratief beheerder, is er geen belemmering door vendor lock-in.

Beheert de VvE bedrijfseconomisch?

Bedrijfseconomisch en passend beheren, en met gebruik van Twinq, is wellicht mogelijk bij https://vvebeheerviridis.nl van VvE Beheer Viridis Nederland B.V. in Almere en Velp gld.. Deze firma werkt niet vanzelfsprekend, met de nodige vakbekwaamheid. Technische expertise geschiedt extern en tegen variabele kosten. Zoals vaak, inclusief deze VvE-beheerder, kan beveiliging van e-mail wel eenvoudig beter.