Op weg naar goede administratie van een VvE

“VvE-beheerder is een onbeschermd vak.”

De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen bevat duidelijke vereisten t.b.v. werkende regelkringen.
Zie onder meer dit artikel BW 2:47 lid 11 (in werking vanaf 1 juli 2021).

Het bestuur stelt ten minste een keer per jaar de raad van commissarissen schriftelijk op de hoogte van de hoofdlijnen van het strategisch beleid, van de algemene en financiële risico’s en van de gebruikte beheers- en controlesystemen.
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2020-507.html

Enkele hyperlinks inzake kascontrole van een VvE

Hoe functioneert toereikende kascontrole?
https://www.vvecentraal.nl/2011/10/24/kascommissie-van-een-vve-altijd-doen

Welke wettelijke vereisten zijn er voor de jaarrekening?
https://www.verenigingen.nl/33/wat-is-de-taak-van-een-kascommissie.htm

Waar liggen verantwoordelijkheden van een kascommissie?
https://www.verenigingen.nl/424/samenstelling-van-de-kascommissie.htm

Is e-mail wel geldig zoals een brief?
https://nl.wikipedia.org/wiki/E-mail

Kan een agendapunt tijdens de vergadering worden toegevoegd?
https://vvecentraal.nl/2016/06/02/agendapunt-tijdens-vergadering-worden-toegevoegd/

Wet van 29 mei 2017, verbeteren van het functioneren van een VvE:
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2017-241.html

Uit een splitsingsakte:
“De vergadering kan besluiten de administratie – waaronder dient te worden verstaan het ontvangen en (doen) incasseren van alle betalingen en het doen van alle uitgaven, het voeren van de boekhouding in de meest uitgebreide zin en het verstrekken van de nodige specificaties en opgaven aan eigenaars, notarissen en het bestuur – op te dragen aan een door haar aan te wijzen beheerder en onder de voorwaarden als door haar met die beheerder zullen worden overeengekomen.”

Functioneert verslaglegging van uw VvE?

Aan de hand van de jaarrekening moeten eigenaars het beheer bij kunnen sturen. Een zinnige uitsplitsing van baten en lasten is een belangrijk aandachtspunt bij de kascontrole. Een goede beheerder zorgt voor tijdige inbreng van de kascommissie, om vervolgens op hoofdlijnen te bespreken in de Vergadering van Eigenaars.

Is de administratie van uw VvE transparant?

Met state-of-the-art software is transparantie ingebakken. Een overeenkomst van de VvE voor administratief beheer komt tekort als de administratief beheerder voor specificatie niet aanspreekbaar is. Als een herzien contract niet namens de Vergadering van Eigenaars is ondertekend, dan is dat mogelijk ongeldig.

Lijdt, of wenselijk leidt, uw Vergadering van Eigenaars?

Kent u deze situatie? Een individuele bestuurder heeft veelal onvoldoende kennis en inzicht. Een administratief beheerder maakt van alles werk tegen extra kosten. En een Vergadering van Eigenaars doet pogingen met kant-en-klare opdrachten. Vooral van een administratief beheerder mag tekst en uitleg worden verwacht.

Registreert uw VvE een probleemstelling?

De splitsingsakte, en/of de statuten, zou verzoeken registreren, analyseren, plannen en evalueren kunnen voorschrijven. En statistiek kan mensen belonen vanwege aantallen opgeloste vragen c.q. verzoeken. E-mailverkeer wordt al gauw onduidelijk. Met goede registratie, status- en voortgangscontrole wordt de eigenaar van het probleem verantwoordelijk.

Kan de cijferopstelling van uw VvE inzichtelijker?

In een paragraaf van een jaarrekening moet de tekst aanzienlijke toekomstige verplichtingen melden, die niet uit de balans c.q. exploitatie blijken. U kunt ook denken aan vermelding van af te handelen verzoeken.

Posten van baten of lasten die van uitzonderlijke omvang zijn of in uitzonderlijke mate voorkomen, mogen met extra toelichting buiten het bedrijfsresultaat om opgenomen worden.

In een jaarrekening werken meerdere exploitaties voor afzonderlijke bestemming van resultaat zoals voor een terrein, of voor energie incl. onderhoud van installaties. Ook extra voorschotten energie, na verkoop, kunnen zo in de jaarrekening komen. Een gescheiden exploitatie vraagt om eigen inkomsten.

Applicatiekosten hoeven niet gemixt te worden met beheer-uren. En geen onnodige ordners, maar goed digitaal. De kosten van Twinq bijvoorbeeld, zijn een-op-een door te berekenen door de administratief beheerder.

Om inkomsten van de beheerder goed te zien denk ik aan een gescheiden onderdeel in de exploitatie(s) met een subtotaal. Naast een overeengekomen prijs zijn er kosten warmtemeting, indexatie, boete als een incasso niet lukt, kosten van eigendomsoverdracht, en kosten van communicatie zoals e-mailen.

NB: In een afrekening door een notaris zou aan de VvE betaald worden. Het ging echter buiten de jaarrekening van de VvE om, al of niet rechtstreeks op de bankrekening van het beherend kantoor. Mogelijk opzettelijke fouten, zijn vermijdbaar met behulp van nette balansposten in combinatie met kascontrole.

Meerjaren Onderhoudsplan(nen)

Meerdere MJOP’s zijn, vind ik, aan de orde bij een afwijkende verdeling van stemrecht, zoals voor een terrein.

Een MJOP vraagt zowel om sturing top-down als bottom-up, maar vereist mijn inziens een begin vanuit de breedte met volledigheid, zoals normaal is in administratie.

Om meerjarenonderhoud te beschermen tegen incidentele uitgaven, is een vrij besteedbare reserve gewenst, die afzonderlijk is opgenomen op de balans. Kostbare vervanging van een liftinstallatie haalt met een duidelijke bestemmingsreserve speciaal voor installaties, het MJOP niet overhoop.

Als de administratief-technische grootboekrekeningen aansluiten bij de te presenteren jaarrekening, dan is er meteen duidelijkheid bij digitale kascontrole en inzage door eigenaars.

Voor bijvoorbeeld schilderwerk is een zogenaamde egalisatiereserve gebruikelijk om boekjaren gelijkmatig te belasten. Ik zou besteding, indien mogelijk, over jaren spreiden.

Een Bestuur kan (delen van) gepland werk uitstellen, zij het met redenen omkleed voor de Vergadering van Eigenaars, om het MJOP afwijkend uit te voeren.

Hoe werkt bestemming van resultaat?

Een onderhoudsvoorziening hoeft niet te zweven in de administratie als vreemd vermogen op een moment van verkoop. In International Financial Reporting Standards (IFRS) is dit probleem opgelost met bestemmingsreserves onder het eigen vermogen.

In geval van een fors MJOP, is schuiven tussen bestemmingsreserves niet alleen zaak van het Bestuur. De Vergadering van Eigenaars kan een resultaatverdeling en schuiven tussen bestemmingsreserves bekrachtigen. NB: Een bestemmingsreserve kan nimmer negatief staan.

Een voorstel resultaatverdeling is zichtbaar bij de Stichting Het Geldersch Landschap in Arnhem (p. 7/54):
http://devassets.glk.nl/docs/f27884e4-9f7b-4f14-97d8-474ec24036c8.pdf

Een verdeling van reserves is zichtbaar bij de Dienst voor het kadaster en de openbare registers in Apeldoorn (p. 71/93):
https://www.kadaster.nl/documents/1953498/2083673/2016+Jaarverslag+Kadaster.pdf/7cd62cfc-fa85-16d1-0dc4-771db150063b

Benut uw VvE softwaremogelijkheden?

Het efficiënt en state-of-the-art werken inzake e-mail, MJOP, toegang tot documenten en digitale kascontrole kan met https://www.twinq.nl van Twinq Facilitair B.V. in Oosterhout nb. De accounts op de webserver staan op naam van de desbetreffende VvE. Bij wijziging van administratief beheerder, is er geen belemmering door vendor lock-in.

Beheert uw VvE bedrijfseconomisch?

Voor bedrijfseconomisch en passend beheer, en met gebruik van Twinq, maakt uw Vergadering van Eigenaars wellicht een goede keuze met https://vvebeheerviridis.nl van VvE Beheer Viridis Nederland B.V. in Almere en Velp gld.. Viridis geeft gevraagd en ongevraagd advies; en met de nodige vakbekwaamheid. Technische expertise geschiedt extern en tegen variabele kosten. Wel kan beveiliging van e-mail worden verbeterd, wat bij veel organisaties het geval is.

Naschrift:
– Deze pagina kan altijd beter, met behulp van andere inzichten;
– De wetgever kan meer sturen met extra vereisten, specifiek voor een VvE;
– Zendt u een opmerking toe, dan kan ik binnen een paar dagen verwerken.